چگونه می توان از تجزیه و تحلیل SWOT در سازمان خود استفاده کرد؟

تجزیه و تحلیل SWOT - قدرت ، ضعف ، فرصت ها ، تهدیدها - ابزاری برای تحلیل استراتژیک است. این تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان را با تهدیدات و فرصت های محیط خارجی خود برای تعریف استراتژی هایی برای دستیابی به اهداف/مأموریت های خود ترکیب می کند.

تمام مؤلفه های تجزیه و تحلیل SWOT

توانایی یک سازمان در انجام مأموریت های خود می تواند به نقاط قوت و ضعف تقسیم شود:

• نقاط قوت جنبه های داخلی مثبت کنترل شده توسط سازمان است که به آنها یک مزیت پایدار می بخشد و بر عملکرد آنها تأثیر می گذارد (به عنوان مثال سیاست کیفیت شرکت).
• نقاط ضعف جنبه های داخلی منفی است که توسط سازمان کنترل می شود ، که بر عملکرد آنها تأثیر منفی می گذارد و فضای قابل توجهی برای بهبود وجود دارد (مثلاً میزان غیبت بالایی).

این شرکت ممکن است تحت تأثیر خطرات مربوط به محیط خارجی قرار بگیرد. اینها به عنوان "تأثیر عدم اطمینان" توسط ISO 9000: 2015 تعریف شده اند.

آنها به فرصت ها و تهدیدات تقسیم می شوند:

• فرصت ها بیانگر عوامل بیرونی مثبت یا مواردی است که سازمان می تواند از آن استفاده کند تا عملکرد خود را بهبود بخشد (تغییر محیط نظارتی یا باز کردن فرصت های جدید به عنوان مثال).
• تهدیدات موانع خارجی ، مشکلات یا محدودیت هایی است که می تواند بر عملکرد شرکت تأثیر بگذارد (به عنوان مثال کاهش منابع).

توصیه شده برای شما. راهنما را بارگیری کنید: "4 مرحله تجزیه و تحلیل SWOT و ماتریس آن" به صورت رایگان.

چرا تجزیه و تحلیل SWOT؟

تجزیه و تحلیل SWOT یک ابزار مدیریت استراتژیک است که با انتشار ISO 9001: 2015 برای سیستم های مدیریت کیفیت ، علاقه جدیدی را تجربه می کند: تجزیه و تحلیل ریسک و فرصت یکی از اصلی ترین ویژگی های این نسخه 2015 است.

استاندارد جدید نیاز به در نظر گرفتن موضوعات ، خطرات و فرصت ها در محیط سازمان و سیستم مدیریت کیفیت (QMS) دارد که می تواند بر انطباق تأثیر بگذارد.

مراحل تجزیه و تحلیل SWOT

1) یک بررسی سند را انجام دهید

این مطالعه به سازمان دهنده تجزیه و تحلیل SWOT اجازه می دهد تا خود را با مأموریت های سازمان و زمینه های انتخاب شده برای مطالعه آشنا کند و جلسه تجزیه و تحلیل SWOT را تهیه کند: این آماده سازی می تواند حدود 2 روز طول بکشد. سازمان دهنده می تواند کارمندان داخلی باشد (به عنوان مثال مدیر کیفیت) یا خارجی (یک مشاور متخصص).

2) چارچوب تجزیه و تحلیل را تعریف کنید

همه چیز در مورد تعریف زمینه استراتژیک فعالیت مورد مطالعه است.

بیایید نمونه ای از یک سازمان معتبر ISO 9001 را که تصمیم گرفته است از تجزیه و تحلیل SWOT برای برآورده کردن الزام به تجزیه و تحلیل متن خود استفاده کنیم ، بگیریم. آنها فعالیت های خود را به سه حوزه استراتژیک تقسیم کردند:

• تجربه و تخصص ؛
• اقدام بین المللی ؛
• نظارت بر بازار.

خدمات پشتیبانی چهارمین منطقه مورد مطالعه است.

مرحله بعدی اختصاص هر حوزه تحصیلی به یک کارگروه است که توسط یکی از اعضای آن هدایت می شود ، معمولاً مدیر یا رئیس بخش مسئول حوزه مربوطه. هر گروه کاری افرادی را که مستقیماً در حوزه مربوطه شرکت می کنند ، گرد هم می آورد. در حالت ایده آل ، یک کارگروه تجزیه و تحلیل SWOT باید از حدود 6 نفر تشکیل شود.

یک مکان انتخاب شده است ، ترجیحاً در خارج از سازمان برای جلوگیری از مزاحمت شرکت کنندگان با تعهدات روزانه خود.

هنگام معرفی جلسه ، سازمان دهنده تجزیه و تحلیل SWOT را ارائه می دهد ، پیوندی را با الزامات استاندارد ISO 9001: 2015 ایجاد می کند (اگر سازمان هدف این صدور گواهینامه را دارد) ، روش کار و دستور کار روز را شرح می دهد. وی سپس از دانش خود در مورد تجزیه و تحلیل SWOT و بررسی اسناد که قبلاً روی آن کار کرده است برای نظارت بر کار شرکت کنندگان استفاده می کند.

3) نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدها را شناسایی کنید

سازمان دهنده از هر گروه کاری می خواهد 3 تا 5 مورد SWOT را در هر یک از 4 مؤلفه (نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها ، تهدیدها) تعریف کند. مواردی که توسط هر گروه در زمینه تحصیلی خود مشخص شده است باید براساس شواهد یا حقایق غیرقابل برگشت باشد و سپس به ترتیب از اولویت بندی شود. شواهد را می توان از منابع مختلف (معیار ، ممیزی های خارجی یا داخلی ، گزارش ها ، حقایق عینی ، ارقام و غیره) بدست آورد.

این تجزیه و تحلیل هر گروه را حدود یک ساعت طول می کشد.

4) گزینه های اولویت استراتژیک را تعریف کنید

بعد از اینکه هر گروه عناصر موجود در هر یک از مؤلفه ها را شناسایی کرد ، مرحله بعدی این است که این عناصر را به صورت متقابل مرجع برای تعریف گزینه های استراتژیک اولویت دار کنید. این تجزیه و تحلیل باید برای هر گروه حدود 2 ساعت طول بکشد.

از بین تمام گزینه های استراتژیک گزارش شده در شبکه تحلیل استراتژیک ، هر گروه کاری مواردی را انتخاب می کند که آنها را اولویت ها می دانند (4 یا 5 به طور کلی). معیارهای انتخاب به طور کلی به شرح زیر است: سهم در ماموریت های سازمان و عملکرد مورد انتظار ، سهولت اجرای و غیره. تمام این کارها توسط هر گروه به مدت نیم ساعت در هر گروه (15 دقیقه ارائه و 15 دقیقه جلسه پرسش و پاسخ) ارائه می شود.

5) گزارش نهایی را بنویسید

این سازمان دهنده گزارش نهایی را در روزهای بعد می نویسد ، از جمله استدلال های قوی ارائه شده توسط گروه ها برای توجیه تجزیه و تحلیل آنها.

در این گزارش ، وی همچنین بر اساس مشاهدات خود و شبکه ارزیابی تجزیه و تحلیل SWOT ، نظر خود را در مورد کیفیت تجزیه و تحلیل و هر کار اضافی که باید انجام شود ، بیان می کند.

بنابراین ، تجزیه و تحلیل SWOT در صورت رعایت دستورالعمل های زیر توسط گروه های کاری ، بهتر انجام خواهد شد: احترام به زمان صحبت کردن همه ، انتقاد سازنده ، ایجاد اجماع. تجزیه و تحلیل SWOT گزینه های اولویت را در سطح هر منطقه استراتژیک مورد مطالعه و در سطح سازمان مشخص می کند. آنها سپس به عنوان یک برنامه اقدام مستقر می شوند و در بخش ها اجرا می شوند.

فراتر رفتن

برای کمک به شما ، این راهنما را توصیه می کنم که ما با آن آمده ایم که شامل 4 مرحله برای انجام تجزیه و تحلیل SWOT و الگویی برای بارگیری در قالب PPT است.< Pan> سازمان دهنده گزارش نهایی را در روزهای بعد می نویسد ، از جمله استدلال های قوی ارائه شده توسط گروه ها برای توجیه تحلیل آنها.